Conditions générales de vente

Version du 18 octobre 2026.

1. Qui sommes-nous, à qui s’adressent ces conditions

Phares est édité et vendu par Aentis SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, dont le siège est situé adresse à compléter, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro à compléter (ci-après « Aentis »). Contact : contact@phares.be.

Ces conditions s’appliquent à tout abonnement à Phares souscrit par un établissement scolaire ou par son pouvoir organisateur (ci-après « l’établissement »), en Belgique ou à l’étranger. Phares s’adresse uniquement aux établissements, et non aux particuliers. En cas de différence, ce qui est convenu par écrit dans une offre signée par Aentis l’emporte sur ces conditions ; les conditions d’achat propres à l’établissement ne s’appliquent que si Aentis les a acceptées par écrit.

2. Ce que comprend l’abonnement

L’abonnement donne à l’établissement l’accès à l’outil en ligne Phares, sur app.phares.be, pour l’année scolaire en cours : préparation de l’année, horaires, attributions, remplacements, examens et surveillances. Il comprend :

un compte pour chaque personne de l’équipe désignée par l’établissement (direction, horairiste, secrétariat, éducateurs…), chacun avec ses droits ;
l’assistance au démarrage, si l’établissement le souhaite ;
le support, par la messagerie de Phares ou par e-mail ;
les mises à jour et les nouveautés publiées pendant l’abonnement ;
l’hébergement des données dans l’Union européenne, leur sauvegarde, l’historique des versions et la possibilité de télécharger à tout moment une copie complète.

Phares évolue : une fonction peut être modifiée ou remplacée, sans que ce qui est essentiel à l’usage décrit ci-dessus soit retiré en cours d’année scolaire.

3. Commande et ouverture de l’accès

L’établissement demande une offre ou l’ouverture de l’accès par le site phares.be ou par e-mail. Une offre d’Aentis est valable pendant la durée qu’elle indique. L’abonnement commence le jour où Aentis ouvre l’accès de l’établissement et invite sa direction. Si l’établissement travaille avec des bons de commande, il en communique la référence : elle figure alors sur la facture.

À sa première connexion, la direction accepte, au nom de l’établissement, le contrat de sous-traitance des données qui fait partie de l’abonnement.

4. Prix

Le prix est de 390,00 € TVAC par établissement et par année scolaire (322,31 € hors TVA, TVA belge de 21 % comprise), quelle que soit la taille de l’établissement et le nombre de comptes. L’année scolaire va du 1^er septembre au 31 août.

Si l’abonnement commence en cours d’année, seuls les mois restants jusqu’au 31 août sont facturés, à 32,50 € TVAC par mois, le mois de l’ouverture compris. Pour une ouverture entre mai et août, une seule facture peut couvrir les mois restants et l’année scolaire suivante.

Pour un établissement situé hors de Belgique, le prix hors TVA est le même ; la TVA appliquée est celle que prévoit la loi selon le pays et le statut de l’établissement, et figure sur l’offre.

Aentis peut modifier le prix pour une année scolaire à venir, en prévenant l’établissement par e-mail avant le 15 juin. Le nouveau prix ne s’applique qu’à partir du 1^er septembre suivant ; l’établissement qui ne l’accepte pas peut mettre fin à l’abonnement comme prévu à l’article 6.

5. Facturation et paiement

Une facture est envoyée par e-mail à la direction (et à la comptabilité de l’établissement si son adresse a été communiquée) à l’ouverture de l’accès, puis chaque année en septembre. Elle est payable par virement, dans les 30 jours, avec la communication structurée indiquée ; un code QR permet de payer avec l’application de la banque.

Si une facture n’est pas réglée à l’échéance, un rappel est envoyé le lendemain. Si elle ne l’est toujours pas 15 jours après l’échéance, l’accès est suspendu : les données sont gardées, la direction peut toujours les télécharger, et l’accès revient tel quel dès réception du paiement. Un établissement dont le paiement prend plus de temps (procédure du pouvoir organisateur, par exemple) peut l’annoncer dans Phares (Mon compte → Abonnement) ou par e-mail : la suspension attend alors la date annoncée.

Sans paiement 60 jours après la suspension, l’abonnement prend fin, avec les conséquences prévues à l’article 7.

Une erreur de facturation est corrigée par une note de crédit. Toute contestation d’une facture se fait par e-mail à contact@phares.be, de préférence dans les 30 jours de sa réception.

6. Durée, reconduction et fin à la demande de l’établissement

L’abonnement court jusqu’au 31 août qui suit son ouverture. Il est ensuite reconduit automatiquement chaque 1^er septembre pour une nouvelle année scolaire : l’établissement n’a rien à faire, ses données, réglages et comptes restent en place. Un e-mail le rappelle chaque année à partir du 15 juin.

L’établissement qui ne souhaite pas continuer le fait savoir avant le 31 août, dans Phares (Mon compte → Abonnement) ou par e-mail à contact@phares.be. L’abonnement prend alors fin le 31 août ; l’année en cours n’est pas remboursée. Il peut revenir sur sa décision avant cette date.

Aentis peut mettre fin à l’abonnement pour l’année suivante en prévenant l’établissement avant le 15 juin. Si Aentis cesse de proposer Phares en cours d’année, les mois restants payés sont remboursés.

Chaque partie peut mettre fin à l’abonnement si l’autre manque gravement à ses obligations et n’y remédie pas dans les 30 jours d’une mise en demeure par e-mail.

7. À la fin de l’abonnement

Quelle qu’en soit la raison, la direction peut encore se connecter et télécharger une copie complète des données de l’établissement, dans un format ouvert, pendant 90 jours. Ensuite, toutes les données de l’établissement, ses comptes et ses messages sont effacés, comme le prévoit le contrat de sous-traitance. Les factures, elles, sont gardées par Aentis comme la loi l’impose.

8. Les données de l’établissement

Les données que l’établissement met dans Phares restent les siennes. Aentis les traite uniquement pour lui, pour faire fonctionner Phares, selon le contrat de sous-traitance des données, qui fait partie de l’abonnement. Elles ne sont ni partagées, ni revendues, ni utilisées à d’autres fins. Phares ne contient aucune donnée d’élève ; l’établissement n’y met ni motif d’absence ni information médicale. Voir aussi Vos données et Confidentialité.

9. Engagements de chacun

Aentis met tout en œuvre pour que Phares soit disponible, fiable et sûr, et pour corriger rapidement un problème signalé. Il s’agit d’une obligation de moyens : une interruption peut arriver, pour une mise à jour (de préférence en dehors des heures de cours), une panne de l’hébergeur ou d’internet. Phares enregistre automatiquement les données et garde l’historique des versions.

L’établissement désigne les personnes qui ont un compte et leurs droits, veille à ce que chacune garde son mot de passe pour elle, et retire l’accès d’une personne qui quitte l’équipe. Il utilise Phares pour l’organisation de l’établissement, conformément à ces conditions. Phares est une aide : l’établissement reste responsable des horaires, attributions, remplacements et documents qu’il diffuse, et les vérifie avant de les diffuser.

10. Responsabilité

Aentis est responsable des dommages directs causés par un manquement à ses obligations. Sauf faute intentionnelle ou faute grave, sa responsabilité est limitée, par année scolaire, au montant payé par l’établissement pour cette année. Aentis n’est pas responsable des dommages indirects (perte de temps, désorganisation, atteinte à l’image…), ni d’une indisponibilité due à un cas de force majeure ou à une cause extérieure à Aentis (réseau de l’établissement, panne générale d’internet…).

11. Propriété du logiciel

Phares, son code, ses textes et ses illustrations appartiennent à Aentis. L’abonnement donne à l’établissement un droit d’utilisation, pour ses propres besoins et pendant sa durée ; il ne permet pas de copier, revendre ou mettre Phares à disposition d’un autre établissement.

12. Modification de ces conditions

Aentis peut modifier ces conditions. Les modifications sont annoncées par e-mail avant le 15 juin et s’appliquent à partir du 1^er septembre suivant ; un changement qui ne réduit pas les droits de l’établissement peut s’appliquer plus tôt. La version en vigueur est toujours sur cette page.

13. Droit applicable et litiges

Ces conditions sont soumises au droit belge. En cas de difficulté, écrivez-nous d’abord à contact@phares.be : nous cherchons toujours une solution amiable. À défaut, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire du siège d’Aentis sont seuls compétents.